01Introducción y alcance

La presente Política de Privacidad describe el tratamiento que Virtual Networks S.A.S. (en adelante, "COLCLOUD" o "el Responsable") realiza sobre los datos personales recolectados a través del sitio web https://colcloud.co y sus subdominios (en adelante, "el Sitio Web").

1.1. A qué aplica esta política

• Navegación del visitante a través del Sitio Web y sus subdominios.
• Uso de formularios de contacto, cotización y suscripción.
• Cookies, píxeles y tecnologías similares utilizadas en el Sitio Web.
• Herramientas de analítica y marketing digital integradas en el Sitio Web.
• Datos pasivos recogidos durante la visita (dirección IP, agente de usuario, páginas vistas).

1.2. A qué NO aplica esta política

Esta Política no regula:

• El tratamiento de datos personales dentro del servicio IaaS contratado con COLCLOUD. Dicho tratamiento se rige por el contrato suscrito y por la Política de Habeas Data.
• El tratamiento de datos personales de empleados, proveedores, contratistas o postulantes a vacantes, regulado igualmente por la Política de Habeas Data.
• El tratamiento de datos contenidos en los sistemas, aplicaciones o bases de datos que el Cliente aloje dentro de la infraestructura de COLCLOUD, sobre los cuales el Cliente es el Responsable del Tratamiento.
• Sitios web de terceros enlazados desde colcloud.co, los cuales se rigen por sus propias políticas de privacidad.

1.3. Relación con la Política de Habeas Data

La presente Política es un subconjunto especializado orientado al canal digital del Sitio Web. Para cuestiones amplias sobre el tratamiento de datos personales por parte de COLCLOUD —incluyendo finalidades generales, derechos del titular, procedimiento de PQR, transferencias internacionales contractuales y cobertura LATAM/Caribe— prevalece la Política de Habeas Data.

1.4. Marco normativo

Esta Política se rige por: la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular Externa 02 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, la Ley 527 de 1999 y, como referencia internacional, el Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR) aplicable a visitantes con residencia en la Unión Europea.

02Identificación del Responsable

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través del Sitio Web es:

2.1. Canales de contacto por materia

Para asuntos relacionados específicamente con esta Política y el Sitio Web (cookies, formularios, analítica, marketing digital), el canal preferente es [email protected].

Para asuntos amplios sobre datos personales bajo la Ley 1581 de 2012 (derechos del titular en cualquier contexto contractual, autorizaciones, transferencias, sensibles, menores), el canal preferente es [email protected], donde atiende el Oficial de Protección de Datos.

03Glosario de definiciones

Para efectos de la presente Política, los siguientes términos tendrán el significado que se indica a continuación:

04Información activa que el visitante proporciona

COLCLOUD recolecta los siguientes datos cuando el visitante los suministra voluntariamente a través de los formularios del Sitio Web:

4.1. Formulario de contacto general

• Nombres y apellidos.
• Correo electrónico corporativo.
• Empresa u organización.
• Cargo o rol (opcional).
• Teléfono de contacto.
• Asunto y mensaje.

Finalidad: atender consultas, canalizar la solicitud al equipo responsable, mantener trazabilidad de la comunicación y dar respuesta oportuna.

4.2. Solicitud de cotización

• Datos de contacto del solicitante.
• Razón social de la empresa y NIT (si aplica).
• Servicio de interés (Plan Estándar, Servicios Especializados, Servicio Premium, otros).
• Requerimientos técnicos preliminares: cómputo estimado, almacenamiento, conectividad, ventana de operación.
• Información adicional relevante para el dimensionamiento.

Finalidad: elaborar la cotización solicitada, evaluar viabilidad técnica y comercial, y agendar conversaciones de seguimiento.

4.3. Suscripción a comunicaciones (si aplica)

• Correo electrónico.
• Nombre (opcional).
• Preferencias temáticas (opcional).

Finalidad: envío de boletines, actualizaciones de producto, contenido técnico y comunicaciones comerciales, con opción de cancelación (opt-out) en cada envío.

4.4. Solicitudes de soporte y PQR desde el Sitio Web

• Identificación del solicitante.
• Datos de contacto.
• Descripción de la incidencia, queja, sugerencia o consulta.
• Adjuntos cuando el visitante decida incluirlos.

Finalidad: trazar el caso, escalarlo al equipo competente y dar respuesta dentro de los plazos legales aplicables.

4.5. Base legal del tratamiento

El tratamiento de la información activa se fundamenta en la autorización previa, expresa e informada del titular, otorgada al momento de diligenciar el formulario y aceptar la presente Política. Adicionalmente, cuando aplique, se invoca el interés legítimo de COLCLOUD para responder consultas comerciales recibidas en sus canales oficiales.

05Información pasiva recolectada automáticamente

Durante la navegación, el Sitio Web recolecta automáticamente cierta información técnica del dispositivo del visitante, necesaria para la operación, la seguridad y la mejora del servicio digital:

5.1. Anonimización y minimización

COLCLOUD aplica el principio de minimización de datos: solo se recolecta la información estrictamente necesaria para los fines indicados. Cuando es técnicamente posible, la dirección IP del visitante se anonimiza antes de su almacenamiento en herramientas analíticas, y los datos pasivos se agregan estadísticamente para análisis.

5.2. Registros técnicos de seguridad

Por razones de seguridad y trazabilidad, el Sitio Web conserva registros técnicos (logs) durante un período razonable, los cuales pueden ser consultados ante incidentes de seguridad, solicitudes de autoridades competentes o investigaciones internas.

06Cookies — política detallada

6.1. Qué son las cookies

Las cookies son pequeños archivos de texto que el Sitio Web almacena en el dispositivo del visitante con el objetivo de recordar preferencias, identificar sesiones, medir el uso y entregar funcionalidades específicas.

6.2. Cookies propias vs. cookies de terceros

• Cookies propias: establecidas directamente por el dominio colcloud.co. Se utilizan para sesiones, preferencias de visualización y funcionalidades esenciales.
• Cookies de terceros: establecidas por dominios externos integrados en el Sitio Web, como herramientas de analítica, marketing o redes sociales. Estos terceros aplican sus propias políticas de privacidad.

6.3. Cookies estrictamente necesarias

Indispensables para el funcionamiento básico del Sitio Web. No pueden ser desactivadas sin afectar la operación de funcionalidades esenciales como la navegación, los formularios, la sesión o las preferencias de seguridad. No requieren consentimiento explícito por ser técnicamente imprescindibles.

6.4. Cookies de rendimiento (analítica)

Permiten medir cómo los visitantes interactúan con el Sitio Web, identificar páginas más visitadas, errores técnicos, rutas de navegación y patrones de uso agregado. Los datos se procesan en forma estadística y, cuando es técnicamente posible, se anonimizan.

6.5. Cookies de marketing

Cuando el visitante presta su consentimiento, COLCLOUD podrá utilizar cookies de marketing y remarketing para medir la efectividad de campañas, segmentar audiencias y presentar contenidos relevantes en plataformas externas.

6.6. Cookies de funcionalidad

Recuerdan preferencias del visitante (idioma, región, ajustes visuales) para entregar una experiencia personalizada.

6.7. Inventario referencial de cookies

El siguiente listado es una referencia indicativa y puede variar según las herramientas vigentes en cada momento. El listado actualizado podrá consultarse desde el panel de gestión de cookies cuando esté disponible.

6.8. Gestión y desactivación de cookies

El visitante puede gestionar sus preferencias de cookies en cualquier momento mediante:

• La configuración de su navegador (bloqueo total, bloqueo de terceros, eliminación periódica).
• El panel de gestión de cookies disponible en el Sitio Web cuando esté habilitado.
• Las herramientas de opt-out propias de cada proveedor de analítica o marketing.

07Analítica y herramientas de terceros

COLCLOUD utiliza herramientas de analítica web para entender de forma agregada cómo los visitantes interactúan con el Sitio Web, identificar oportunidades de mejora y diagnosticar incidentes técnicos.

7.1. Tipos de información procesada

• Páginas visitadas, eventos de navegación y tiempo de permanencia.
• Origen del tráfico y canal de adquisición.
• Información técnica del dispositivo (navegador, sistema operativo, resolución).
• Dirección IP, preferentemente anonimizada al ingreso a la herramienta analítica.

7.2. Principios aplicados

• Agregación estadística de los datos para análisis poblacional, no individual.
• Anonimización de la dirección IP cuando es técnicamente posible.
• Minimización: no se recolectan datos personales más allá de lo necesario para la finalidad analítica.
• Sin perfilado individualizado con fines distintos a la mejora del Sitio Web.

7.3. Posibilidad de opt-out

El visitante puede oponerse al uso de cookies analíticas en cualquier momento mediante:

• La configuración del navegador (bloqueo de cookies de terceros, modo privado).
• Extensiones de bloqueo de seguimiento (opt-out add-ons) ofrecidas por algunos proveedores de analítica.
• El panel de gestión de cookies del Sitio Web cuando esté disponible.

7.4. Reserva sobre identidad técnica de los proveedores

COLCLOUD no detalla públicamente la lista exhaustiva de proveedores específicos por razones de seguridad operacional y porque dichas herramientas pueden cambiar con el tiempo. Cualquier visitante con interés legítimo puede solicitar la información actualizada al correo [email protected].

08Marketing y remarketing

COLCLOUD puede utilizar, previo consentimiento del visitante, herramientas de marketing digital y remarketing destinadas a medir la efectividad de las campañas, segmentar audiencias y presentar contenidos relevantes en plataformas externas.

8.1. Tipologías de herramientas utilizables

8.2. Audiencias y remarketing

Cuando el visitante presta su consentimiento, COLCLOUD podrá construir audiencias anónimas o seudonimizadas a partir de la interacción con el Sitio Web, con el fin de presentar contenidos o anuncios relevantes en plataformas externas, conforme a las políticas de cada plataforma.

8.3. Opt-out de marketing

El visitante puede rechazar el uso de cookies de marketing y remarketing en cualquier momento mediante:

• El panel de gestión de cookies del Sitio Web cuando esté disponible.
• La configuración de privacidad de cada plataforma publicitaria (Meta, Google, LinkedIn, X, TikTok, entre otras).
• El enlace de cancelación incluido en cada correo de comunicación comercial.
• La solicitud directa al correo [email protected].

8.4. Comunicaciones comerciales por correo electrónico

El envío de comunicaciones comerciales por correo electrónico se realiza únicamente a destinatarios que hayan otorgado autorización previa o que mantengan una relación contractual o de interés legítimo con COLCLOUD. Cada comunicación incluye un mecanismo claro y efectivo de cancelación de la suscripción (opt-out).

09Medidas de seguridad en el sitio web

COLCLOUD aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información tratada a través del Sitio Web:

9.1. Cifrado de las comunicaciones

Todas las conexiones al Sitio Web se realizan bajo TLS 1.3, garantizando la confidencialidad e integridad de la información en tránsito entre el navegador del visitante y la infraestructura del Sitio Web.

9.2. Capa de protección perimetral

El Sitio Web opera detrás de la capa de seguridad de Cloudflare, que provee:

• Web Application Firewall (WAF) con conjuntos de reglas gestionadas para mitigar ataques comunes como inyección SQL, cross-site scripting y abuso de formularios.
• Mitigación DDoS a nivel de red, transporte y aplicación.
• Red de distribución de contenido (CDN) global para reducir latencia y absorber picos de tráfico.
• Filtrado de bots maliciosos y gestión de tráfico.

9.3. Buenas prácticas adicionales

• No se almacenan contraseñas en texto claro. Cuando aplique, se utilizan funciones criptográficas modernas de hashing con sal.
• Cabeceras HTTP de seguridad aplicadas para reducir el riesgo de ataques en el navegador del visitante.
• Endurecimiento del Sitio Web con mínimos privilegios y revisión periódica de vulnerabilidades.
• Monitoreo continuo de eventos relevantes y alertas de anomalías.
• Segmentación lógica entre el Sitio Web público y la plataforma transaccional de Clientes.

9.4. Datos no solicitados a través del Sitio Web

COLCLOUD no solicita datos sensibles a través de los formularios del Sitio Web. Si un visitante incluye espontáneamente información sensible en un campo de texto libre, dicha información será gestionada con medidas de seguridad reforzadas y se invitará al visitante a no aportar este tipo de datos por canales no protegidos.

10Transferencias internacionales de datos web

Algunas herramientas analíticas, de marketing o de seguridad utilizadas en el Sitio Web pueden implicar el procesamiento de información del visitante en infraestructura ubicada en jurisdicciones distintas a Colombia, incluyendo Estados Unidos y países de la Unión Europea.

10.1. Garantías aplicadas

• Cláusulas contractuales tipo con los proveedores que actúen como encargados del tratamiento internacional.
• Certificaciones internacionales equivalentes que ofrezcan un nivel adecuado de protección.
• Minimización y anonimización previa al envío, cuando es técnicamente posible.
• Limitación contractual de los proveedores a tratar los datos únicamente para las finalidades autorizadas.
• Acuerdos de no divulgación y compromisos de seguridad equivalentes a los exigidos por la legislación colombiana.

10.2. Marco normativo de las transferencias

Las transferencias se rigen por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las decisiones de adecuación o autorización emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Para visitantes residentes en la Unión Europea, las transferencias se realizan con apego al Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR) y a sus mecanismos de transferencia internacional reconocidos.

10.3. Visitantes en la Unión Europea

Los visitantes residentes en países de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo cuentan con derechos adicionales bajo el GDPR, incluyendo el derecho a presentar reclamaciones ante la autoridad nacional de protección de datos de su país. Pueden ejercer sus derechos contactando a [email protected].

10.4. Cobertura LATAM y Caribe

Para visitantes residentes en países de América Latina y el Caribe, la presente Política se aplica armónicamente con las normativas locales aplicables (LFPDPPP en México, LGPD en Brasil, Ley 19.628 y 21.719 en Chile, Ley 25.326 en Argentina, Ley 81 de 2019 en Panamá, Ley 172-13 en República Dominicana, entre otras). La Política de Habeas Data contiene el detalle completo de la cobertura regional.

11Derechos del visitante

Como titular de los datos personales tratados a través del Sitio Web, el visitante cuenta con los siguientes derechos:

11.1. Derechos bajo la Ley 1581 de 2012

• Conocer los datos personales sobre los cuales se está realizando tratamiento, así como las finalidades del mismo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
• Actualizar y rectificar los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar la supresión de los datos cuando en su tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
• Oponerse al tratamiento para finalidades específicas como marketing directo.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por violaciones a la normativa de protección de datos.

11.2. Derechos adicionales bajo GDPR (visitantes en la UE)

• Derecho de portabilidad: recibir los datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Derecho de limitación del tratamiento en los supuestos previstos por el GDPR.
• Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos.
• Derecho a presentar reclamación ante la autoridad nacional de protección de datos correspondiente.

11.3. Cómo ejercer los derechos

Los derechos sobre tratamientos efectuados a través del Sitio Web se ejercen al correo [email protected]. Para tratamientos amplios bajo cualquier relación contractual con COLCLOUD, el canal preferente es [email protected].

La solicitud debe incluir:

• Nombres completos del titular.
• Documento de identificación o forma de validación de la titularidad.
• Descripción clara de los hechos y del derecho que se desea ejercer.
• Dirección física o electrónica para envío de la respuesta.
• Documentos que se quieran hacer valer (cuando aplique).

11.4. Plazos de respuesta

11.5. Autoridad de control

En Colombia, la autoridad de control en materia de protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), con sede en Bogotá D.C. y portal oficial en https://www.sic.gov.co. El visitante puede acudir a esta entidad cuando considere que sus derechos no han sido atendidos por COLCLOUD.

12Menores de edad

El Sitio Web colcloud.co tiene una orientación estrictamente empresarial. Los servicios de infraestructura en nube privada que COLCLOUD ofrece están dirigidos a personas naturales y jurídicas en su calidad de tomadores de decisiones empresariales, técnicos, profesionales y proveedores. El Sitio Web no está dirigido a niños, niñas ni adolescentes.

12.1. Compromiso de no recolección activa

COLCLOUD no diseña ni opera el Sitio Web para recolectar de forma intencionada datos personales de menores de edad. Los formularios del Sitio Web están construidos sobre la presunción de que el visitante actúa con capacidad legal plena, en representación propia o de una organización.

12.2. Tratamiento responsable conforme al Art. 7 de la Ley 1581 de 2012

Si por error o desconocimiento se reciben datos personales de un menor de edad, COLCLOUD aplicará los principios del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, incluyendo la prevalencia del interés superior del menor y el respeto a sus derechos fundamentales.

12.3. Procedimiento de supresión

Cualquier representante legal, padre, madre o cuidador que identifique que un menor de edad ha proporcionado datos personales a través del Sitio Web, podrá solicitar la supresión inmediata escribiendo a [email protected], indicando la información que considere recolectada y aportando documentos que acrediten la representación. COLCLOUD procederá a la supresión sin dilaciones indebidas.

13Vigencia, modificaciones y contacto

13.1. Vigencia y versión

13.2. Modificaciones

COLCLOUD podrá modificar la presente Política en cualquier momento por razones técnicas, comerciales, regulatorias u operacionales. Las modificaciones materiales se publicarán en https://colcloud.co/politica-privacidad.html con indicación de la nueva versión y fecha de vigencia.

Cuando las modificaciones afecten significativamente los derechos del visitante o las finalidades del tratamiento, se realizarán esfuerzos razonables para comunicarlas adicionalmente por correo electrónico a los suscriptores activos y mediante avisos visibles en el Sitio Web.

13.3. Conservación de la información

La información recolectada a través del Sitio Web se conserva por el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fue recolectada, atender obligaciones legales o regulatorias, y ejercer o defender derechos de las partes. Concluidos dichos plazos, los datos se suprimen o anonimizan irreversiblemente.

13.4. Canales de contacto

13.5. Documentos complementarios

• Política de Habeas Data — Política integral de Tratamiento de Datos Personales conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Términos del Servicio — Marco general de condiciones aplicables a la prestación de servicios IaaS.